Privatlivspolitik for seniorsport.dk

Senest opdateret: 7. oktober 2026

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Aalborg SeniorSport (”foreningen”, ”vi”, ”os”) behandler personoplysninger om medlemmer, deltagere, instruktører, hjælpeinstruktører, tovholdere, frivillige, samarbejdspartnere og besøgende på seniorsport.dk og foreningens webshop. Politikken er udarbejdet med udgangspunkt i databeskyttelsesforordningen (GDPR), databeskyttelsesloven og Datatilsynets vejledning til små foreninger.

1. Dataansvarlig og kontakt

Den dataansvarlige er:
Aalborg SeniorSport
CVR-nr.: 25265556
Adresse: Skipperens Idrætshus, Provstejorden 15, 9000 Aalborg
E-mail: aalborg@seniorsport.dk
Telefon: 22 22 26 08
Hjemmeside: www.seniorsport.dk

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

·        Medlemmer og deltagere: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato, køn, indmeldelsesdato, valgte aktiviteter, deltagelse, kontingent- og betalingsstatus samt relevante henvendelser.

·        Instruktører: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og, når det er nødvendigt for løn eller honorar, CPR-nummer og kontooplysninger.

·        Hjælpeinstruktører, tovholdere og frivillige: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, funktion og nødvendige adgangsrettigheder.

·        Betaling og regnskab: ordre-, betalings-, faktura- og transaktionsoplysninger i forbindelse med tilmelding og betaling. Aalborg SeniorSport opbevarer ikke fulde betalingskortoplysninger.

·        Nyhedsbrev: den e-mailadresse, som medlemmet selv tilmelder. Tilmeldingen bekræftes via et link i en e-mail, og nyhedsbrevet kan afmeldes igen.

·        Fotos og video: materiale fra foreningens idrætslige, kulturelle og sociale aktiviteter, når offentliggørelsen er saglig og lovlig, eller der er indhentet samtykke.

·        Hjemmeside og webshop: tekniske oplysninger som IP-adresse, enheds- og browseroplysninger samt cookieoplysninger.

·        Aalborg SeniorSport behandler som udgangspunkt ikke helbredsoplysninger eller andre følsomme oplysninger om medlemmer.

3. Formål og behandlingsgrundlag

·        Medlemskab, aktiviteter og arrangementer: Vi behandler nødvendige oplysninger for at administrere medlemskab, hold, prøvetimer, idrætsaktiviteter, kulturaktiviteter, rejser, arrangementer, kontingent, tilmelding og betaling. Når en person tilmelder og betaler for en aktivitet, bliver personen automatisk medlem af Aalborg SeniorSport. Grundlaget er aftalen om medlemskab eller deltagelse, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b, og foreningens legitime interesse i en forsvarlig drift, jf. litra f.

·        Instruktører og frivillige: Vi behandler oplysninger for at planlægge og gennemføre aktiviteter, administrere funktioner og adgange samt udbetale løn eller honorar. Grundlaget er artikel 6, stk. 1, litra b, c og f. CPR-nummer behandles kun, når det er nødvendigt for indberetning til myndighederne.

·        Regnskab og dokumentation: Vi opbevarer nødvendige ordre-, betalings- og regnskabsoplysninger for at overholde bogførings- og skatteregler, jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

·        Kontakt og medlemsinformation: Vi bruger kontaktoplysninger til at besvare henvendelser og sende nødvendig information om hold, aflysninger, aktiviteter og medlemsforhold, jf. artikel 6, stk. 1, litra b eller f.

·        Nyhedsbrev: Nyhedsbrevet sendes til personer, som aktivt har tilmeldt deres e-mailadresse og bekræftet tilmeldingen. Behandlingen bygger på samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a. Samtykket kan til enhver tid trækkes tilbage ved afmelding.

·        Fotos og video: Situationsbilleder kan efter en konkret vurdering offentliggøres ud fra foreningens legitime interesse. Portrætbilleder, følsomme situationer eller andet materiale, hvor samtykke er nødvendigt, offentliggøres kun med et frivilligt, specifikt og informeret samtykke.

·        Hjemmeside, webshop og sikkerhed: Nødvendige tekniske oplysninger behandles for at levere og beskytte seniorsport.dk og fshop.seniorsport.dk, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. Ikke-nødvendige cookies anvendes kun efter gyldigt samtykke.

4. Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi modtager normalt oplysninger direkte fra dig, når du tilmelder og betaler for en aktivitet eller et arrangement, tilmelder dig nyhedsbrevet, bliver instruktør eller frivillig eller kontakter foreningen. I enkelte tilfælde kan vi modtage nødvendige oplysninger fra offentlige myndigheder, f.eks. skatteoplysninger ved udbetaling af løn, eller fra idrættens hovedorganisationer i forbindelse med aktiviteter, kurser eller foreningsadministration. Hvis vi modtager oplysninger fra andre, giver vi den krævede information uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest inden én måned.

5. Modtagere og databehandlere

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt og lovligt. Modtagere kan være:

·        bestyrelsen, sekretariatet, relevante instruktører, hjælpeinstruktører, tovholdere og frivillige efter behov og med passende adgangsbegrænsning;

·        leverandører, der driver seniorsport.dk, webshoppen, tilmelding og betaling, medlemsadministration, e-mail og nyhedsbrev, regnskab, hosting og backup, og som behandler oplysninger efter vores instruks og databehandleraftale;

·        bank, betalingsformidlere, revisor og offentlige myndigheder, når det er nødvendigt eller følger af lovgivningen;

·        idrætsorganisationer, aktivitetssteder, rejse- eller arrangementsleverandører og samarbejdspartnere, når det er nødvendigt for den aktivitet, som medlemmet har tilmeldt sig.

6. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Nogle af vores it-leverandører kan anvende underleverandører uden for EU/EØS. Hvis personoplysninger overføres til et tredjeland, sikrer vi et gyldigt overførselsgrundlag efter GDPR, f.eks. Europa-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse eller standardkontraktbestemmelser samt nødvendige supplerende foranstaltninger. Oplysninger om konkrete overførsler kan fås ved henvendelse til Aalborg SeniorSport.

7. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe de er nødvendige til det formål, de blev indsamlet til, eller så længe lovgivningen kræver det. Foreningen fastsætter og dokumenterer konkrete slettefrister for hver behandling.

·        Aktive medlemsoplysninger opbevares under medlemskabet.

·        Efter medlemskabets ophør gennemgår vi oplysningerne og sletter eller anonymiserer dem, når de ikke længere er nødvendige. Oplysninger, der indgår i regnskabs- eller betalingsmateriale, opbevares i den periode, som bogføringsreglerne kræver.

·        Oplysninger om instruktører og honorarmodtagere opbevares, så længe det er nødvendigt for aftalen, løn- og skatteindberetning samt dokumentation.

·        Henvendelser fra ikke-medlemmer slettes, når sagen er afsluttet, og der ikke længere er et sagligt eller retligt behov for opbevaring.

·        Nyhedsbrevets e-mailadresse opbevares, indtil modtageren afmelder sig. Dokumentation for samtykket kan derefter opbevares, så længe det er nødvendigt for at dokumentere lovligheden.

·        Fotos og video gennemgås løbende og fjernes, når materialet ikke længere tjener et sagligt formål, eller når et samtykke trækkes tilbage, og materialet ikke lovligt kan bevares på et andet grundlag.

8. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Afhængigt af omstændighederne kan du have ret til:

·        indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig;

·        at få urigtige oplysninger rettet;

·        at få oplysninger slettet;

·        at få behandlingen begrænset;

·        at gøre indsigelse mod behandling, der bygger på en legitim interesse;

·        at modtage oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få dem overført, når reglerne om dataportabilitet gælder;

·        at trække et samtykke tilbage. Tilbagetrækningen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede er sket.

Rettighederne er ikke ubetingede, og der kan gælde undtagelser. Kontakt os via oplysningerne i afsnit 1, hvis du ønsker at gøre brug af en rettighed. Vi kan bede om oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet.

9. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os. Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet.

10. Sikkerhed og brud på persondatasikkerheden

Vi gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger ud fra risikoen, herunder adgangsstyring, stærke adgangskoder, opdatering af systemer, sikker deling, backup og instruktion af bestyrelse og frivillige. Ved et brud vurderer vi uden unødig forsinkelse, om bruddet skal anmeldes til Datatilsynet, og om berørte personer skal underrettes.

11. Cookies

seniorsport.dk og fshop.seniorsport.dk anvender cookies og tilsvarende teknologier, der er nødvendige for hjemmesidens og webshoppens funktion, sikkerhed, indkøbskurv, tilmelding og betaling. Statistik- eller andre ikke-nødvendige cookies anvendes kun efter samtykke. I hjemmesidens cookieløsning kan du se de aktuelle cookies, deres formål, udbydere og udløbstider samt ændre eller trække dit samtykke tilbage.

12. Ændringer til politikken

Vi opdaterer politikken, når vores behandlinger, leverandører eller reglerne ændrer sig. Den gældende version offentliggøres på seniorsport.dk med datoen for seneste opdatering.

Vejledningsgrundlag

Politikken er bygget op efter Datatilsynets GDPR-univers for små foreninger, herunder vejledningen om oplysningspligt og privatlivspolitik. Datatilsynet fremhæver bl.a., at foreningen skal skabe overblik, have et lovligt formål og behandlingsgrundlag, fastsætte slettefrister, informere de registrerede, etablere procedurer og sikkerhed samt bevare ansvaret ved deling.